Best Accounting Software for Small Retail Business: Standalone or ERP?

¿Sabías que las soluciones de software de contabilidad tienen una relación significativamente positiva con el rendimiento empresarial entre las pequeñas y medianas empresas (PYME)? El software de contabilidad para pequeñas empresas mejora el rendimiento de diferentes maneras, desde impactar en las operaciones comerciales y los informes financieros hasta el crecimiento general.

Pero con tantas opciones disponibles, ¿por dónde empezar?

En este artículo, exploraremos el debate entre sistemas de contabilidad independientes como Quickbooks, Zoho e Intuit y soluciones basadas en ERP como Odoo, Netsuite y Xero.

Ya sea propietario de una tienda boutique o emprendedor de comercio electrónico, comprender los pros y los contras de cada enfoque es esencial.

Vamos a explorar los problemas que enfrentan los pequeños minoristas y cómo el software adecuado puede aliviarlos.

Los problemas comunes en los pequeños negocios minoristas

Estás en el lugar correcto si sientes que tu negocio minorista necesita mejorar en algunos de estos aspectos:

• Procesos manuales que consumen mucho tiempo: Los pequeños minoristas a menudo se encuentran ahogados en papeleo: registrando manualmente ventas, compras e inventario. Esta ineficiencia puede llevar a errores, informes financieros retrasados y oportunidades perdidas.
• Falta de información en tiempo real: Es como conducir con los ojos vendados esperar los informes de fin de mes para entender tu salud financiera. Los minoristas necesitan información oportuna para tomar decisiones informadas, especialmente cuando se trata de gestión de inventario, precios y flujo de efectivo.
• Desafíos de escalabilidad: A medida que tu negocio crece, también lo hace la complejidad de tus transacciones financieras. Un sistema que no puede escalar con tu negocio puede obstaculizar la expansión y causar dolores de cabeza en el futuro.
• Problemas de integración: Además de necesitar contabilidad de doble entrada, los minoristas a menudo utilizan múltiples herramientas: sistemas de punto de venta (POS), gestión de inventario, plataformas de comercio electrónico, etc. A veces, incluso software de nómina. La integración de estos de manera fluida es fundamental para obtener datos financieros precisos.
• Preocupaciones de seguridad de datos: Proteger la información confidencial de los clientes, los registros financieros y los detalles de las transacciones es primordial. Una violación de seguridad puede dañar tu reputación y tener consecuencias legales.

Si has experimentado uno o más de estos problemas anteriores, entonces estás de suerte. Vamos a explorar los dos principales contendientes: software de contabilidad independiente y soluciones ERP . ¿Cuál se alinea mejor con las necesidades de tu negocio minorista? ¡Vamos a descubrirlo!

Factores clave para elegir el software de contabilidad adecuado

Seleccionar el mejor software de contabilidad para tu pequeño negocio minorista es similar a elegir la base adecuada para una casa resistente. No se trata solo de características; se trata de alinear el software con tus necesidades y contexto empresarial únicos.

Vamos a analizar los factores clave a considerar:

1. Tamaño del negocio

Al considerar el tamaño del negocio para seleccionar el mejor software de contabilidad para pequeñas empresas minoristas, es esencial comprender que las necesidades de una microempresa difieren mucho de las de una empresa pequeña o mediana .

Micro-negocio (1-10 empleados)

Para micro-negocios, que a menudo operan con un personal reducido y recursos limitados, el enfoque debe estar en encontrar una solución que pueda crecer con el negocio sin requerir una inversión significativa en infraestructura de TI.

En este caso, encontrar un software de contabilidad independiente que no solo sea rentable sino también fácil de usar será ideal para su negocio minorista. Algunos podrían argumentar que utilizar el mejor software de contabilidad gratuito sería suficiente para los propietarios de micro-negocios.

Sin embargo, la advertencia es que puede ser difícil encontrar software gratuito que ofrezca funciones esenciales como facturación, seguimiento de gastos y gestión básica de inventario, que son cruciales para las operaciones diarias.

Pequeña empresa (11-50 empleados)

Por otro lado, las pequeñas empresas enfrentan el desafío de equilibrar el crecimiento con la eficiencia operativa. Deben considerar una solución de contabilidad que pueda manejar un número creciente de transacciones sin comprometer el rendimiento.

Aquí es donde un ERP puede desempeñar un gran papel como software de contabilidad para pequeñas empresas.

Aunque el producto de software puede requerir una inversión inicial más significativa, las capacidades de integración y las funciones avanzadas de informes pueden proporcionar una visión integral de la salud financiera del negocio.

Esto es particularmente importante para la contabilidad minorista, donde la gestión de inventario y el cumplimiento de impuestos a las ventas son problemas comunes.

2. Volumen de transacciones

Como minorista, es posible que notes que el volumen de tus transacciones afecta directamente tu carga de trabajo contable.

Si tu negocio maneja un bajo volumen de transacciones, es probable que manejes menos facturas, recibos y registros financieros. Sin embargo, incluso en este escenario, la entrada de datos manual puede volverse abrumadora. Imagina pasar horas ingresando datos de ventas, conciliando estados de cuenta bancarios y categorizando gastos.

Ten la seguridad de que el proceso manual que consume tiempo deja margen para errores.

Para abordar esto, considera un software independiente con funciones de automatización. Busca procesamiento por lotes, conciliación bancaria automatizada y categorización simplificada. Al automatizar tareas rutinarias, liberarás tiempo valioso y reducirás el riesgo de errores.

Por otro lado, si tu negocio experimenta un alto volumen de transacciones, los desafíos se intensifican.

Imagínate una tienda minorista bulliciosa con numerosas ventas diarias, movimientos de inventario y facturas de proveedores. Manejar todo esto manualmente es como tratar de atrapar una cascada con un cubo.

El problema ahora es lidiar con la entrada y conciliación de datos que consumen mucho tiempo.

Aquí es donde los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) brillan como software de contabilidad minorista que se adapta mejor para manejar grandes volúmenes de manera fluida e integrarse con otros sistemas o módulos de terceros, al tiempo que posee todas las funciones de automatización y más.

Sin embargo, prepárate para una inversión inicial más significativa y una implementación potencialmente compleja. La recompensa radica en ganancias de eficiencia, reducción de errores y escalabilidad.

3. Experiencia en TI

Considera la competencia técnica de tu equipo y elige la dificultad que te gustaría abordar primero.

Interfaces amigables para el usuario: Un problema común que enfrenta el personal es luchar con algún software de contabilidad complejo para pequeñas empresas. Puedes abordar esto priorizando interfaces intuitivas al elegir software de contabilidad.

Pero debes considerar el tiempo de capacitación como un factor crítico. En ese sentido, el software independiente a menudo sobresale en esta categoría, ya que permite que los equipos se adapten rápidamente sin una capacitación extensa.

Complejidad del ERP: Instalar el mejor software de contabilidad minorista en sistemas ERP es inherentemente complejo y requiere experiencia. Contrata a profesionales de TI o invierte en capacitación para navegar eficazmente esta complejidad.

Nota al margen: Los expertos en ERP pueden adaptarse a tus necesidades, ya sea que estés interesado en software de contabilidad basado en la nube, alojarlo en tu servidor local (puedes tratarlo como software de escritorio) o híbrido. Mientras que el software independiente generalmente solo proporciona contabilidad en la nube. Pero no te preocupes; la mayoría de las personas tienen conexión a internet, por lo que aún podrás hacer tu trabajo contigo. Sería maravilloso si no tienes especialistas en TI en el lugar.

La recompensa radica en la funcionalidad integral y los procesos optimizados. Recuerda que la complejidad inicial vale la pena cuando tu equipo puede administrar eficientemente el inventario, rastrear las ventas y generar informes financieros precisos.

4. Integración de contabilidad

Cuando se trata de contabilidad, un sistema ERP integra varias herramientas de contabilidad como el núcleo de las operaciones, donde la contabilidad se genera automáticamente a partir de las actividades diarias en varios módulos.

El flujo de trabajo de la aplicación de contabilidad crea un flujo de datos perfecto, con entradas financieras registradas directamente en el Libro Mayor (GL), proporcionando transparencia financiera de principio a fin.

Por ejemplo, cuando se realiza una venta, el sistema ERP no solo procesa la transacción, sino que también actualiza la valoración del inventario y el costo de los bienes vendidos en tiempo real, asegurando que los estados financieros estén siempre actualizados.

En contraste, el software independiente opera de forma independiente de otros procesos comerciales.

Si bien sus características contables pueden gestionar transacciones financieras de manera efectiva, carece de la capacidad de integrar automáticamente datos de ventas, inventario o compras.

Esto significa que en mercados como Vietnam, donde las empresas a menudo requieren un sistema centralizado para la eficiencia, el software independiente se queda corto. No puede proporcionar la contabilidad interconectada que ofrece un sistema ERP, que es esencial para generar estados financieros completos e informes de gestión.

5. Presupuesto

Para los propietarios de negocios, las limitaciones financieras dan forma a sus opciones de solución contable. Consideremos el aspecto del presupuesto:

Costos del software de contabilidad independiente

Si su presupuesto es ajustado, explore opciones independientes gratuitas. Estas herramientas básicas pueden servir a pequeñas empresas con necesidades sencillas.

Por ejemplo, QuickBooks Online, una opción popular para minoristas en línea, ofrece planes a partir de $30 al mes. Este software puede integrarse con plataformas como Shopify y Amazon, admitiendo más de 150 monedas, lo cual es ideal para minoristas que venden a nivel mundial.

Sin embargo, tenga cuidado con los costos ocultos: actualizaciones, tarifas de soporte al cliente y limitaciones. Si bien alivian la carga financiera inmediata, pueden surgir gastos adicionales a largo plazo.

Costos del software de contabilidad basado en ERP

A veces, los sistemas ERP requieren una inversión sustancial, incluyendo licencias, implementación y capacitación.

Por ejemplo, Odoo ERP ofrece una solución más completa, con precios a partir de $10.90 por usuario al mes. Si bien puede ser más costoso cuando se utiliza por muchos usuarios, ofrece funciones extensas adaptadas para medianas y grandes empresas, como capacidades omnicanal y sistemas de punto de venta móviles en la tienda.

El precio puede aumentar considerablemente si utiliza un ERP como Netsuite, que tiene un costo inicial de $99.00 por usuario al mes.

Análisis de costo-beneficio adicional

Para realizar su primer análisis de costo-beneficio, consideremos un minorista hipotético de tamaño mediano con tiendas en línea y físicas:

• Costos Operativos : Los minoristas que eligen implementar sistemas ERP pueden requerir una inversión adicional en capacitación y soporte, mientras que los sistemas independientes suelen ser más fáciles de implementar y mantener.
• ROI : Los sistemas ERP como Odoo ofrecen datos en tiempo real en todos los mercados, lo que puede llevar a decisiones mejor informadas, aumento de ventas y retención de clientes. Los sistemas independientes pueden carecer de este nivel de integración, pero son suficientes para operaciones minoristas más pequeñas.

Descubrirá que este principio se aplica a más que solo el software de contabilidad. El concepto se discutió en el boletín de noticias de nuestro CEO, que habla sobre Mejorar la eficiencia operativa con módulos de recursos humanos para una mayor rentabilidad (y sostenibilidad)

Explorando el software de contabilidad independiente

Entonces, en este punto, es posible que se pregunte: 'Sabemos mucho sobre lo que hace el ERP y cómo beneficia nuestros procesos de contabilidad' en facturación y contabilidad. Pero, ¿qué es este software de contabilidad independiente del que hemos estado leyendo?

Es posible que tengas la idea correcta de que es una herramienta fundamental para pequeñas empresas minoristas que buscan claridad y control financiero.

Los sistemas independientes están diseñados específicamente para funciones contables, ofreciendo módulos dedicados que agilizan las operaciones financieras sin la complejidad de las soluciones ERP más amplias.

A diferencia de los sistemas ERP que abarcan una amplia gama de procesos empresariales, el software independiente se centra en la contabilidad, ofreciendo software para tiendas minoristas que necesitan herramientas financieras sólidas pero sencillas.

Características clave del software de contabilidad independiente:

1. Libro Mayor : El corazón de cualquier sistema contable, el libro mayor es donde se registran todas las transacciones financieras. Es el repositorio central que refleja la salud financiera de tu negocio, por lo que es una característica crítica para la contabilidad minorista.
2. Cuentas por Cobrar : Este módulo realiza un seguimiento del dinero que tus clientes te deben. Es esencial para gestionar el flujo de efectivo y asegurarse de que las ventas se conviertan en ingresos reales, una preocupación clave para el software de contabilidad para minoristas en línea.
3. Cuentas por Pagar : Por el contrario, este módulo gestiona el dinero que tu negocio debe a los proveedores. La gestión oportuna y precisa de las cuentas por pagar es crucial para mantener buenas relaciones con los proveedores y evitar costosas multas por retraso.
4. Facturación : Generar facturas para clientes y proveedores es una tarea diaria para las empresas minoristas. El software independiente a menudo incluye funciones de facturación personalizables, lo que facilita la facturación a los clientes y la gestión de las transacciones de venta, una ventaja para el software minorista.
5. Informes : Los informes financieros reveladores son invaluables. Los sistemas independientes ofrecen una variedad de opciones de informes, desde estados de pérdidas y ganancias hasta balances, brindándote los conocimientos prácticos necesarios para la toma de decisiones estratégicas.

Ventajas y desventajas de los sistemas ERP y el software independiente

En resumen, esta tabla puede proporcionarte una referencia rápida para ayudarte a evaluar las ventajas y desventajas de cada tipo de sistema.

Al tomar tu decisión, considera cómo estos factores se alinean con las necesidades actuales y metas futuras de tu negocio minorista. La elección correcta dependerá de una variedad de consideraciones, como:

1. Personalización

2. Centralización de datos

3. Capacitación de usuarios

4. Soporte y Mantenimiento

5. Escalabilidad

6. Cumplimiento

Enfoque híbrido: Mala idea

Si estás pensando en tener lo mejor de ambos mundos utilizando un enfoque híbrido, conectando un sistema independiente con un ERP: Olvídalo.

Es una mala idea.

Aquí están las razones:

1. El ERP debería ser el sistema de contabilidad central dentro de un negocio porque integra las finanzas principales con otro software operativo que carece de capacidades financieras.
2. Si necesitas una vista integral y en tiempo real de los datos financieros, estás buscando un ERP. El uso de dos software resultará en discrepancias de datos y una información menos confiable para la toma de decisiones empresariales.
3. El uso de diferentes software llevará a inconsistencias. Cada uno tiene una lógica contable diferente que confundiría tus datos reales.
4. Replicar datos contables del ERP al software independiente o viceversa no es ideal. Existe un gran riesgo de errores que pueden afectar la integridad de los datos. También conlleva una complejidad e ineficiencia innecesarias, sin mencionar los costos adicionales que pueden incurrir.

Entonces, ¿por qué alguien instalaría software separado cuando pueden hacerlo todo en uno?

Por qué un enfoque unificado de ERP suele ser lo mejor

Para los minoristas, la fortaleza de un sistema ERP radica en sus capacidades integrales de gestión financiera.

ERP integra las operaciones financieras principales con otro software empresarial que puede carecer de capacidades financieras inherentes. Es esencial aprovechar todo el potencial del módulo de contabilidad del ERP en lugar de relegar las tareas de contabilidad a un software independiente.

Capacidad todo en uno

Es como tener un panel de control financiero que rastrea cada transacción, desde el pedido de un cliente hasta el pago final. Este sistema realiza un seguimiento de las ventas, los valores de stock, los costos de bienes vendidos, los descuentos y los pagos, todo en un solo lugar.

Simplifica el complejo baile de los números, brindándote una vista clara de la salud financiera de tu negocio minorista sin la necesidad de cambiar entre diferentes software.

Seguimiento del recorrido del producto

Un ERP va más allá de las ventas; el sistema administra todo el recorrido de tus productos.

Desde el momento en que compras artículos para tu inventario hasta el momento en que se venden, se contabiliza cada costo. Este seguimiento detallado te ayuda a comprender el costo real de cada producto, considerando todos los gastos asociados.

Además, los ERPs tienen 'cuentas intermedias', que actúan como conectores flexibles en tu sistema financiero, permitiéndote ajustar y adaptarte sin problemas.

Contabilidad automatizada

Los ERPs se encargan de la parte pesada de la contabilidad de forma automática. Generan registros financieros consistentes basados en tus operaciones diarias, desde cambios en el inventario hasta transacciones de clientes y proveedores.

Solo necesitarás intervenir en la contabilidad manual en casos especiales, como ajustes o situaciones únicas que no están cubiertas por los procesos regulares.

Informes financieros integrados

Tomemos el mercado de Vietnam, por ejemplo, donde el software de contabilidad independiente no puede fusionar datos de diferentes operaciones minoristas en un módulo de contabilidad central. No está diseñado para la integración.

Pero un ERP puede convertir cada proceso en entradas financieras que se reflejan en tus estados financieros e informes de gestión.

También puedes configurar tu ERP y ahorrar costos utilizando la modularidad del ERP:

1. Escalabilidad Comience con los módulos esenciales de ERP y expanda gradualmente. Por ejemplo, comience con finanzas (contabilidad, presupuesto) y agregue otros módulos (CRM, comercio electrónico) a medida que su negocio crezca. Es como si estuviera instalando un software. En el caso del software de gestión Odoo, probar un software sin personalización no costaría nada, por lo que no está de más probarlo antes de sumergirse por completo en el mundo del ERP.
2. Eficiencia de costos El modelo modular le permite evitar gastos innecesarios. No es necesario invertir en funciones que no utilizará de inmediato. Por ejemplo, instale el módulo de contabilidad en Odoo y considérelo como una prueba gratuita o un software de contabilidad gratuito. No hay pago por una instalación y uso de un solo módulo. A medida que su negocio evoluciona, puede activar selectivamente los módulos relevantes. Instalación y uso de un solo módulo A medida que su negocio evoluciona, puede activar selectivamente los módulos relevantes.

Enfóquese en las necesidades de su negocio: Un estudio de caso

Es importante elegir un sistema ERP que se pueda personalizar según sus necesidades específicas. Si bien algunas soluciones ERP, como Odoo, ofrecen módulos de contabilidad separados, utilizar un enfoque ERP unificado con un componente de contabilidad central sólido suele ser la opción más eficiente y confiable para la mayoría de las empresas.

3Sach Food, un minorista de comestibles vietnamita en crecimiento , demuestra cómo las herramientas adecuadas, como un ERP, pueden abordar desafíos contables específicos en el comercio minorista.

La plataforma inicial de comercio electrónico de la empresa minorista en crecimiento no cumplió con las expectativas de los clientes: el procesamiento lento de pedidos, la gestión ineficiente del carrito y la falta de actualizaciones de inventario en tiempo real frustraron a los clientes. El sistema tardaba mucho tiempo en procesar los pedidos y no era muy eficiente.

Aquí está la magia del ERP: Portcities implementó los módulos integrados de Odoo, lo que mejoró el rendimiento del punto de venta de 3Sach Food, los procesos contables y la gestión de inventario optimizada. En última instancia, mejoró la experiencia de compra en línea, lo que llevó a más ventas.

Entonces, ¿el software de contabilidad independiente o basado en ERP es el mejor para los minoristas?

Para los minoristas que buscan un punto de venta moderno y una estrategia omnicanal, la elección entre un software independiente y un sistema ERP es crucial.

Los sistemas independientes pueden ofrecer simplicidad inicial y costos más bajos, pero carecen de la integración y escalabilidad necesarias para un negocio en crecimiento. A medida que sus operaciones se expanden, las limitaciones del software independiente se hacen evidentes, lo que requiere una migración costosa y compleja a un sistema más sólido.

Los sistemas ERP, aunque parecen más costosos al principio, brindan una solución integral que crece con su negocio. Integran la gestión financiera con las operaciones de la cadena de suministro, ofreciendo información en tiempo real y procesos optimizados. Esta integración es vital para los minoristas que necesitan una visión unificada de su negocio para tomar decisiones informadas.

Elegir un sistema ERP desde el principio elimina la necesidad de migración de datos futura, ahorrando tiempo y reduciendo el riesgo de pérdida de datos. Es una inversión en la eficiencia y salud financiera de su negocio.

Minoristas, al navegar por las complejidades de seleccionar el software de contabilidad adecuado, consideren los beneficios a largo plazo y la escalabilidad de un sistema ERP. No se trata solo de administrar las finanzas; se trata de empoderar a su negocio para prosperar en un mercado competitivo.

Deje que los hechos lo guíen hacia una decisión que se alinee con sus ambiciones y brinde la base para un crecimiento y éxito sostenidos. Contacte a Portcities para una consulta , y juntos, crearemos una obra maestra: un festín financiero que satisfaga su hambre de crecimiento.